Служебная записка о нарушениях трудового распорядка является неотъемлемой частью управления трудовым процессом в организации. Она фиксирует факты нарушений трудовых обязанностей со стороны работника и служит основой для принятия соответствующих мер дисциплинарного воздействия. В данном образце представлен пример служебной записки о нарушениях трудового распорядка, которую можно использовать в своей организации для документирования нарушений и последующего урегулирования ситуации.
Кто отвечает за составление служебной записки о нарушениях трудового распорядка?
Ответственность за составление такого документа лежит на следующих лицах:
- Руководители предприятий или организаций, включая директоров, генеральных директоров или иных должностных лиц, осуществляющих руководство работниками;
- Кадровые службы или специалисты по персоналу, которым поручено вести дела о нарушениях трудового распорядка;
- Представители управления по работе с персоналом или службы безопасности, если они специализируются на расследовании и документировании нарушений трудового распорядка;
- Специально созданные комиссии или группы, которые занимаются расследованием и составлением записок о нарушениях трудового распорядка.
Назначение конкретного лица или службы зависит от организационной структуры предприятия, его политики и регламентов, а также характера и объема нарушений трудового распорядка, которые необходимо документировать.
Когда и кем составляется служебная записка о нарушениях трудового распорядка
- Выявлено нарушение трудовых обязанностей работника;
- Сотрудник нарушил правила посещения работы или опоздал на работу без уважительной причины;
- Были нарушены правила внутреннего трудового распорядка, предусмотренные документами, коллективным договором или локальными нормативными актами;
- Совершено дисциплинарное проступление, которое не носит характер преступления.
Служебная записка о нарушениях трудового распорядка обязательно составляется должностным лицом, которому предоставлены полномочия для проверки соблюдения порядка труда. Такими лицами могут быть руководитель организации, его заместители, начальники отделов или другие лица, наделенные должностными полномочиями руководителя.
Важно отметить, что составление служебной записки о нарушениях трудового распорядка должно быть произведено в сроки, предусмотренные внутренними правилами организации или трудовым договором. Основанием для составления записки могут служить объективные факты, подтверждающие нарушение, такие как свидетельские показания, документы и записи, видеозаписи и прочее.
Как написать записку?
Шаг 1. Определите цель
Перед началом написания записки определите, что именно вы хотите донести или узнать с ее помощью. Сформулируйте цель записки в краткой и понятной форме.
Шаг 2. Выберите формат записки
Выберите формат записки в зависимости от цели и получателя: официальная записка, личное письмо или электронное сообщение. Учитывайте требования к оформлению и стилю коммуникации в вашей компании.
Шаг 3. Составьте структуру
Разбейте записку на логические части с помощью заголовков или абзацев. Составьте ясный план, чтобы передать информацию последовательно и без лишних повторов.
Шаг 4. Кратко и четко выражайте мысли
Используйте простые и понятные фразы для передачи информации. Избегайте излишней детализации и смещения от темы.
Шаг 5. Проверьте и отредактируйте
Перед отправкой записки внимательно проверьте ее на орфографические и грамматические ошибки. Убедитесь, что информация представлена логично и точно.
Шаг 6. Подпишите и отправьте
Подпишите записку своим именем или должностью и укажите дату. Если необходимо, передайте записку требуемому получателю или разместите ее в нужном месте.
Правила и порядок составления служебной записки о нарушениях трудового распорядка
Правила составления служебной записки:
- Формат: Служебная записка оформляется в письменной форме и должна иметь четкую структуру.
- Заголовок: В начале записки указывается заголовок «Служебная записка о нарушениях трудового распорядка».
- Дата: Под заголовком указывается дата составления записки. Дата должна быть актуальной и соответствовать дню, когда обнаружено нарушение.
- Адресат: В следующем абзаце указывается Ф.И.О. адресата, обычно это руководитель организации, к которому обращается автор записки.
- Содержание: В основной части записи детально описывается суть нарушений трудового распорядка. Указываются факты, дата и время совершения нарушений, а также лица, которые их допустили. Содержание должно быть четким и объективным.
- Доказательства: В записке следует указать наличие доказательств нарушений (например, фото-, видео- или аудиоматериалы, письма, заявления и другие документы).
- Предлагаемые меры: В заключительной части записки автор может предложить меры, которые считает необходимыми для наказания или исправления нарушителей.
Пример записи о нарушениях трудового распорядка:
Служебная записка о нарушениях трудового распорядка
01.01.2022
Генеральному директору ООО «Наша Компания»
Уважаемый Иван Иванович!
В связи с проведением внутренней проверки, выявлено несколько серьезных нарушений трудового распорядка.
Согласно предоставленным документам и видеозаписям, работники отдела продаж Петров Петр Петрович и Иванов Иван Иванович регулярно опаздывают на работу без уважительных причин. Нарушения были зафиксированы в период с 15 декабря 2021 года по 31 декабря 2021 года.
В качестве доказательств предоставляю следующие материалы:
- Видеозаписи с камер видеонаблюдения, где видно нарушение трудового распорядка.
- Письма от коллег, свидетельствующие о частом опоздании указанных работников.
С учетом выявленных нарушений и с целью поддержания дисциплины в коллективе, предлагаю принять следующие меры:
- Назначить Петрова Петра Петровича и Иванова Ивана Ивановича наставниками, чтобы контролировать их работу и пунктуальность.
- Привлечь нарушителей к ответственности в соответствии с трудовым законодательством, вплоть до применения дисциплинарного взыскания в виде увольнения.
Прошу рассмотреть данную служебную записку и принять необходимые меры по устранению выявленных нарушений.
С уважением, [Ваше Ф.И.О.]
Соблюдение правил и порядка составления служебной записки о нарушениях трудового распорядка позволяет представить информацию в четкой и объективной форме. Этот документ играет важную роль в деле поддержания дисциплины в организации и может быть использован в качестве доказательства в случае разрешения споров и конфликтов.
Инструкция по составлению записки
1. Определите цель записки
Перед написанием записки необходимо определить, с какой целью вы пишете и что именно вы хотите добиться.
2. Опишите суть проблемы или запроса
В начале записки укажите суть проблемы или ваш запрос, чтобы получатель сразу понял, с чем вы обращаетесь к нему.
3. Структурируйте информацию
Соблюдайте логическую последовательность изложения. Разделите информацию на пункты, используя список или таблицу, чтобы текст был более понятным и структурированным.
4. Поставьте акцент на главное
Выделяйте основные моменты и важные детали. Используйте выделение шрифтом (жирный или курсив) или цитаты, чтобы привлечь внимание получателя к ключевым моментам.
5. Используйте ясный и корректный язык
Пишите простыми и понятными словами, избегайте сложных терминов или специфической лексики. Также следите за правильностью грамматики и пунктуации.
6. Укажите сроки и ожидаемый результат
Если требуется выполнение каких-либо действий или ответ на вашу записку, укажите желаемые сроки и ожидаемый результат.
7. Завершите записку благодарностью
Подведите итоги и заключите письмо благодарностью за внимание и готовность помочь.
8. Проверьте записку на ошибки
Перед отправкой обязательно прочтите записку, проверьте ее на наличие ошибок и опечаток. Также убедитесь, что она соответствует по форме и структуре требованиям предприятия.
Санкции за нарушение
В случае нарушения трудового распорядка, сотрудник может быть подвергнут различным санкциям со стороны работодателя. Такие санкции могут быть предусмотрены внутренними правилами организации или коллективным договором.
Виды санкций:
- Предупреждение. Работодатель может выдать сотруднику устное или письменное предупреждение о нарушении трудового распорядка. Это служит для информирования сотрудника о его недостатках и предоставляет возможность исправить ситуацию.
- Штраф. В случае серьезного нарушения трудового распорядка, работодатель может назначить сотруднику штрафное взыскание. Штраф может состоять в удержании определенной суммы из заработной платы или в денежном взыскании.
- Дисциплинарное взыскание. Это более серьезная мера, которая может быть применена в случае повторного или особо тяжелого нарушения трудового распорядка. Возможными вариантами дисциплинарного взыскания являются выговор, перевод на другую должность, лишение премии или отстранение от работы.
- Расторжение трудового договора. В случае систематического и особо тяжелого нарушения трудового распорядка, работодатель может расторгнуть трудовой договор по инициативе работодателя.
Права работника:
Стоит отметить, что работник имеет право на защиту своих трудовых прав и интересов. При наложении каких-либо санкций, работодатель должен соблюдать следующие принципы:
- Обоснованность. Решение о наложении санкций должно быть обосновано и иметь законное основание.
- Предварительное извещение. Работнику должно быть предоставлено предварительное извещение о возможном наложении санкций, чтобы он имел возможность объясниться или исправить ситуацию.
- Соблюдение процедуры. При наложении санкций, работодатель должен соблюдать установленные процедуры и правила, предусмотренные законодательством или внутренними правилами организации.
- Признание права на защиту. Работнику должно быть предоставлено право на защиту своих интересов, включая возможность обжалования наложенных санкций.
| Вид санкции | Описание |
|---|---|
| Предупреждение | Устное или письменное предупреждение о нарушении трудового распорядка. |
| Штраф | Удержание определенной суммы из заработной платы или денежное взыскание. |
| Дисциплинарное взыскание | Выговор, перевод на другую должность, лишение премии, отстранение от работы. |
| Расторжение трудового договора | Расторжение трудового договора по инициативе работодателя. |
Права работника при наложении санкций: обоснованность, предварительное извещение, соблюдение процедуры, право на защиту.
Докладная записка о нарушении дисциплины
Уважаемый начальник,
Сообщаю Вам о серьезном нарушении дисциплины, совершенном одним из сотрудников отдела. Данное нарушение требует незамедлительного рассмотрения и принятия соответствующих мер.
Факты и обстоятельства нарушения
- Дата и время нарушения: XX.XX.XXXX, XX:XX
- Место нарушения: рабочее место внутри офиса
- Нарушение: сотрудник постоянно опаздывает на работу без уважительных причин. В описанном случае опоздание составило более 30 минут.
Влияние на работу организации
Данное поведение негативно влияет на общую дисциплину и настроение коллектива. Опоздания сотрудника существенно замедляют выпоняемые работы, а также могут оказывать влияние на соблюдение сроков выполнения проектов.
Причины и обстоятельства нарушения
Обсуждение проблемы с сотрудником позволило выявить следующие причины нарушения:
- Личные проблемы и неорганизованность сотрудника
- Неадекватная оценка значимости своей работы
- Недостаточное контролирующее воздействие со стороны руководства
Предложенные меры
Для предотвращения дальнейшего нарушения дисциплины, предлагается применить следующие меры в отношении сотрудника:
- Выговор — в виде официального устного предупреждения, в котором будет отмечено негативное влияние нарушения на работу организации.
- Контрольный лист — разработка и внедрение контрольного листа для регистрации и контроля соблюдения рабочего времени.
- Переназначение задач — перераспределение задач между другими сотрудниками для обеспечения бесперебойной работы.
Контроль и мониторинг
В целях предотвращения повторения данного нарушения, необходимо включить контроль и мониторинг соблюдения рабочего времени всех сотрудников в отделе. Руководителю отдела рекомендуется проводить периодические проверки и докладывать о результатах начальнику организации.
Прилагаю копии документов, подтверждающих факт опоздания.
Прошу Вас рассмотреть данную докладную записку и принять решение по применению указанных мер в отношении сотрудника. Только совместными усилиями мы сможем обеспечить эффективную работу организации.
С уважением,
Ваше имя
Порядок регистрации нарушения трудовой дисциплины
Для поддержания порядка и соблюдения трудовой дисциплины в организации необходимо установить и соблюдать определенные процедуры регистрации нарушений. Нарушение трудовой дисциплины может включать различные действия, такие как невыполнение должностных обязанностей, опоздания, несанкционированные перерывы и другое.
Шаги по регистрации нарушения трудовой дисциплины:
- Установление факта нарушения. Первым шагом является выявление и установление факта нарушения трудовой дисциплины. Это может быть сделано непосредственно начальником подразделения или другими сотрудниками, которые заметили нарушение.
- Документирование нарушения. После установления факта нарушения, необходимо составить документацию, в которой будет указано описание нарушения, дата и время его совершения, а также свидетели и другие важные детали.
- Уведомление нарушителя. Нарушителю должно быть предоставлено уведомление о нарушении трудовой дисциплины. В уведомлении должна быть указана информация о нарушении, возможные последствия и сроки для предоставления объяснений по данному нарушению.
- Предоставление объяснений. Нарушителю должно быть предоставлено время для предоставления письменных объяснений по нарушению. Он имеет право на защиту и возможность изложить свою точку зрения на произошедшее.
- Рассмотрение объяснений. После предоставления объяснений, работодатель должен рассмотреть представленную информацию и принять решение о дальнейшем ходе действий.
- Принятие меры. В случае обнаружения подтверждающих фактов нарушения, работодатель может принять соответствующие меры, такие как вынесение взыскания, выдача предупреждения, наложение дисциплинарного взыскания или иные санкции. Это может включать штрафные санкции, сокращение заработной платы или даже увольнение.
- Фиксация решений. Решения, принятые в результате рассмотрения нарушения, должны быть оформлены в соответствующих документах, таких как приказы, протоколы, записи в трудовые книжки и другие.
Правильная регистрация нарушения трудовой дисциплины позволяет организации поддерживать порядок и соблюдение правил, что способствует эффективной работе и предотвращению повторных нарушений. Кроме того, это также предоставляет возможность сотруднику защитить свои интересы и высказать свою точку зрения.
Цитата: «Соблюдение правил трудовой дисциплины является одним из ключевых аспектов успешного функционирования организации.» — Кодекс труда.
| Дата нарушения | Описание нарушения | Свидетели | Предоставленные объяснения | Принятые меры |
|---|---|---|---|---|
| 01.07.2022 | Опоздание на 30 минут | Иванов И.И., Петров П.П. | Сотрудник объяснил, что задержался на дороге из-за пробок. | Вынесено предупреждение. |
| 05.07.2022 | Несанкционированное отсутствие на рабочем месте | Сидоров С.С., Козлова К.К. | Сотрудник не предоставил объяснений. | Вынесено дисциплинарное взыскание — увольнение. |
Для чего необходима служебная записка о нарушениях трудового распорядка?
- Установление фактов нарушений. Служебная записка позволяет подробно описать случаи нарушения трудового распорядка, указать время и дату их совершения, а также привести свидетельские показания или другие доказательства.
- Правовая защита работодателя. Записка о нарушении трудового распорядка может послужить основанием для привлечения нарушителя к дисциплинарной ответственности или принятия мер по восстановлению порядка на рабочем месте.
- Предупреждение повторных нарушений. Фиксация нарушений в служебной записке может послужить предупреждением для работника и способствовать его дальнейшему соблюдению трудового распорядка, тем самым превентивно воздействуя на работников и создавая у них осознание значимости правил трудового процесса.
А вот как может выглядеть пример служебной записки о нарушениях трудового распорядка:
| № | Дата | Фамилия, имя, отчество | Описание нарушения | Свидетельские показания |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.2022 | Иванов Иван Иванович | Приход на работу с опозданием на 30 минут без уважительной причины | Сотрудник отдела кадров А.С. Сидорова |
| 2 | 03.01.2022 | Петрова Елена Николаевна | Использование служебных ресурсов для личных целей | Сотрудник отдела информационных технологий Д.В. Козлов |
Служебная записка о нарушениях трудового распорядка является неотъемлемой частью делопроизводства и помогает обеспечить правопорядок и дисциплину на предприятии или в организации. Без таких записок работодатель не сможет точно документировать и расследовать нарушения, что может повлечь за собой негативные последствия.
Какие нарушения должны фиксироваться в докладной?
В трудовом процессе нарушения трудового распорядка могут быть различными. Они могут касаться выполнения обязанностей работником или незаконных действий со стороны работодателя. В случае выявления таких нарушений, их следует фиксировать в докладной для последующего рассмотрения и принятия мер.
1. Неправильное использование рабочего времени
Одним из нарушений, требующих фиксации, является неправильное использование рабочего времени работником. Это может включать такие действия, как поздний приход на работу, преждевременный уход с рабочего места, длительные перерывы без уважительной причины, невыполнение заданных сроков выполнения работы и другое.
2. Нарушения трудовых обязанностей
Фиксировать следует и нарушение работником своих трудовых обязанностей, к которым могут относиться невыполнение инструкций работодателя, отказ от выполнения порученной работы без уважительной причины, несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, несоблюдение техники безопасности и других правил.
3. Материальные нарушения
Также в докладной необходимо отразить материальные нарушения, связанные с недостачей денежных средств, материалов или товаров, неправильным использованием имущества работодателя, злоупотреблением корпоративными ресурсами и средствами, несанкционированным оказанием скидок или льгот.
4. Моральные нарушения
Нарушения трудового распорядка могут включать и моральные аспекты. В данном случае фиксировать следует такие действия, как хамское обращение к коллегам или руководству, издевательства над коллегами, домогательства, нарушения правил этики и делового поведения.
5. Незаконные действия работодателя
Необходимо учесть также незаконные действия со стороны работодателя, которые причиняют вред работнику или нарушают его права. Это может включать задержку выплаты заработной платы, непредоставление отпуска, увольнение без уважительной причины, дискриминацию и другие формы нарушения.
6. Другие нарушения
Все остальные нарушения трудового распорядка, которые могут быть уголовно или административно наказуемыми, также следует фиксировать в докладной. Это могут быть нарушения в сфере охраны труда, безопасности и санитарных норм, использование запрещенных веществ на рабочем месте, неправомерные действия при обращении с конфиденциальной информацией и другие.